Gratis Online Demo

En god onboardingproces kan være altafgørende for, at en ny medarbejder finder sig godt til rette i virksomhedens kultur og i sin dagligdag. Oplever medarbejderen ikke dette, er der også en overhængende risiko for, at I skal ud og lede efter en ny medarbejder igen, og det er som bekendt en omkostningstung proces.

Hvad er onboarding?

Onboarding er den overgang den ny medarbejder gennemgår fra sin tilstand før første arbejdsdag til at starte op i sit job hos jer. Det kan være en overgang fra ét job til et andet, eller det kan være overgangen fra at være ledig til at starte i jobbet hos jer.

Onboarding-processen starter den første arbejdsdag. Nogle mener, at onboardingprocessen også starter før første arbejdsdag – ja faktisk allerede fra ansættelseskontrakten er underskrevet. Processen fra underskrift til første arbejdsdag kan også kaldes pre-boarding.

Pre- og onboarding er med andre ord to processer, der understøtter og forlænger hinanden. Pre-boarding kan i højere grad ses som de processer, virksomheden har med at gøre klar til den nye medarbejder: Bestilling af computer, telefon, nøgler og så videre. Onboarding handler derimod om at få den nye medarbejder til at føle sig velkommen, introducere vedkommende til sine arbejdsopgaver, kolleger, afdeling, virksomhedens kultur og så videre.

Nogle steder starter selve onboardingprocessen før første arbejdsdag. Det kan være ved at sende et velkomstbrev eller -mail ud, hvor lederen har skrevet en personlig hilsen, vedhæftet personalehåndbogen og andre vigtige dokumenter, og en eventuelt en kort beskrivelse af, hvad den nye medarbejder kan forvente af sin første dag eller uge.

Den nye medarbejder kan også inviteres til møder eller sociale arrangementer, så medarbejderen har mulighed for at møde sine kommende kolleger og danne sig et indtryk af kollegerne og virksomhedskulturen.

Hvorfor er onboarding vigtigt?

Onboarding er en vigtig proces, når det gælder fastholdelse af nye medarbejdere. En undersøgelse har vist, at 22% af de personer der forlader en stilling, gør det inden for 45 dage. Derfor er det vigtigt at få taget godt imod den nye medarbejder og sikre, at medarbejderen hurtigt kommer til at føle sig tilpas i virksomheden.

Det er forskelligt, hvad man lægger vægt på, når man starter i et nyt job. En undersøgelse fra Konsulenthuset ballisager viser, at for 55% af de adspurgte er det vigtigt, at de falder godt til socialt. Derudover viser undersøgelsen også, at mange har en forventning om, at der er et introduktionsprogram klar til de første to uger.

Undersøgelsen viser desuden også, at de adspurgte gerne vil modtage information om virksomheden og stillingen inden første arbejdsdag. Der er altså ingen grund til ikke at sende informationer ud forud for første arbejdsdag.

3 gode råd til god onboarding af nye medarbejdere

Kommunikation på arbejdspladsen

Vi har samlet tre gode råd til, hvordan du sikrer en god onboardingproces for nye medarbejdere. Har du andre gode råd, som du mener andre også kan få gavn af, er du velkommen til at skrive en kommentar nederst på siden.

1) Kommunikation – både internt og eksternt

Kommunikation er altafgørende, når en ny medarbejder starter. Det er først og fremmest vigtigt, at den nye medarbejder får besked om, hvor vedkommende skal møde op på første dag, og hvad arbejdstiden er.

Kommunikation internt i virksomheden er også vigtigt. Særligt for de medarbejdere, der eventuelt skal indgå i et team eller på anden vis arbejde sammen med den nye medarbejder. Informer dem om, hvem den nye medarbejder er, samt hvilke arbejdsopgaver han/hun får. Derudover er det også vigtigt at informere medarbejderne om, hvad deres rolle er i forbindelse med den nye medarbejders opstart.

Der kan også være behov for at kommunikere eksternt til øvrige afdelinger, samarbejdspartnere eller kunder. Dermed bliver alle relevante personer informeret om den nye medarbejder, og vil derfor også være forberedt, når en ny person tager kontakt med dem i forbindelse med sine arbejdsopgaver.

2) Få styr på processerne

Der er mange processer, der skal gennemføres i en onboardingproces. Derfor kan det også være svært at bevare overblikket over, hvem der sender introduktionsmateriale til den nye medarbejder, hvem der sørger for at vise rundt på første arbejdsdag, hvem der står for oplæring og introduktion til programmer og arbejdsprocesser og så videre.

Listen over opgaver og processer under onboarding af nye medarbejdere er lang og kan variere alt efter jobtypen og afdelingen i virksomheden. For at skabe et overblik, og samtidig strukturere processerne, angive hvem der er ansvarlig for opgaven m.m., kan MyHRsol’s Onboarding-modul med fordel anvendes.

MyHRsol Onboarding er udviklet til netop at sætte struktur over hele (pre- og) onboardingprocessen. Det er let at tildele en opgave til en person, opsætte deadlines og meget mere, så I sikrer, at I kommer igennem alle processer – både før, under og efter første arbejdsdag.

3) Udpeg en mentor

Første dag vil altid være en omvæltning for en ny medarbejder. Personen bliver fyldt med informationer om kolleger, IT-systemer, koder, processer, arbejdsopgaver og meget mere. Derudover vil den nye medarbejder også selv have behov for at stille en række spørgsmål til arbejdsopgaverne, virksomhedskulturen m.m. Derfor er det også vigtigt, at den nye medarbejder har en person, som han eller hun altid kan tage fat i med sine spørgsmål – altså en mentor.

Mentorens opgave kan være at give den nye medarbejder en dybere indsigt i virksomhedens vision, mission, værdier, samt fortælle om, hvorfor de gør sådan og sådan. Det kan også være mentorens opgave at hjælpe medarbejderen med ind i det sociale fællesskab.

Mentoren er typisk en kollega, der kender til den nye medarbejders arbejdsopgaver, og som derfor også er i stand til at hjælpe i forbindelse med de daglige arbejdsopgaver. Derfor er det også oplagt, at mentoren giver feedback til den nye medarbejder. Mentoren skal derfor sørge for at rose den nye medarbejder, og også fortælle, hvis noget kan gøres anderledes eller bedre.

Vi hjælper jer med at skabe struktur

Som tidligere skrevet kan MyHRsol Onboarding hjælpe med at sætte struktur på både pre- og onboarding processen. Her kan I oprette standardiserede processer, som sikrer, at I når igennem alle opgaverne i onboardingprocessen – og at I samtidig kan bevare overblikket. Systemet giver desuden mulighed for at sendt automatiske underretninger ud til den ansvarlige for en opgave.

Kontakt os og hør mere om MyHRsol og vores Onboarding-modul. Ring til os på på telefon 70 26 32 25 eller send en mail til info@hrsolutions.dk.