Gratis Online Demo

Alle virksomheder med ansatte, har gemt en række persondata på sine medarbejdere. Derfor er det også vigtigt, at denne data håndteres korrekt, så man ikke risikerer at få store bøder, som overtrædelser af GDPR kan betyde.

Som virksomhed håndterer man persondata fra potentielle medarbejdere (jobansøgere), medarbejdere, samt efter medarbejderen er stoppet på arbejdspladsen.

Hvilken data må gemmes om medarbejderne?

Som det gælder for både medarbejderdata og kundedata, må virksomhederne registrere og gemme personoplysninger, der er nødvendige for virksomheden. Almindeligt persondata, som virksomhederne har på sine medarbejdere, er eksempelvis navn, adresse, fødselsdato (og CPR-nummer), telefonnummer, mailadresse, kontooplysninger til lønudbetaling og evt. et billede af medarbejderen.

Nogle af ovenstående oplysninger betegnes som ikke-følsomme oplysninger, og man skal derfor ikke have samtykke fra medarbejderen til at gemme disse oplysninger. Andre oplysninger som fx CPR-nummeret er en følsom personoplysning, og man skal derfor have medarbejderens samtykke til at gemme dette. Andre følsomme oplysninger kan være oplysninger som straffeattest, personlighedstest eller etnisk baggrund.

Hvem må have adgang til medarbejderdataene?

Som arbejdsgiver må du naturligvis gerne behandle medarbejderdataene, som medarbejderne selv har afgivet; navn, adresse, telefonnummer m.m. Denne data skal selvfølgelig behandles på sikker og fortrolig vis.

Der kan være behov for at andre også kan tilgå medarbejdernes data – og det er selvfølgelig også tilladt, så længe det er relevant for den eller de personer. Det kan eksempelvis være i forbindelse med rekrutteringsprocessen, hvor der er flere personer, der står for udvælgelsen af jobkandidater, eller hvis man har tilknyttet et rekrutteringsbureau. Det kan også være, at man har en ekstern virksomhed til at håndtere lønudbetalinger m.m.

Har man andre til at håndtere person- og medarbejderdata for sin virksomhed, er man selv ansvarlig for at disse personer eller den eksterne virksomhed overholder persondataloven. Derfor er det vigtigt, at man får lavet en databehandleraftale, som den eksterne virksomhed (databehandleren), skal overholde og handle inden for.

Hvordan håndteres medarbejderdata korrekt?

Hvem skal have adgang med medarbejderdata?

Som arbejdsgiver må man, som skrevet oven for, naturligvis gerne håndtere medarbejdernes personoplysninger. Det skal dog have et relevant formål – og så skal man være opmærksom på, om man skal have medarbejderens samtykke.

Mange virksomheder vælger at vise et billede af sine medarbejdere på hjemmesiden. Det må man dog kun, hvis man har medarbejderens samtykke. Derfor vælger mange virksomheder at skrive det ind i ansættelseskontrakten, men har man ikke dette, skal man altså sørge for at indhente et samtykke til dette.

Har man opsat nogle kontrolforanstaltninger i forbindelse med medarbejderens brug af arbejdscomputer, email m.m., skal man sørge for at orientere medarbejderen om dette, og om hvad formålet er. Har man ikke et formål med kontrolforanstaltningerne, skal man genoverveje, om de er nødvendige. Ofte anvendes denne type kontrolforanstaltninger til sikkerhed eller til dokumentation. Bruger en medarbejder sin arbejdscomputer til private formål, skal medarbejderen med andre ord vide, at virksomheden kan indhente oplysninger om dette.

MyHRsol hjælper til korrekt håndtering af medarbejderdata

Man virksomheder vælger at implementerer et HR-system – og det er også et godt redskab til at håndtere medarbejderdata. Med vores medarbejderdatabase, MyHRsol Employee Center, er det let at samle al data ét sted.

Hver medarbejder har deres eget medarbejderkort, hvor de også selv kan redigere basal information som adresse og telefonnummer. Derudover kan HR-systemet også gemme andre oplysninger for den enkelte medarbejder. Det kan eksempelvis være et samtykke til at vise et billede af medarbejderen på hjemmesiden.

Med MyHRsol kan persondata lige fra den første kontakt med virksomheden, fx en jobansøgning, og helt frem til medarbejderen forlader arbejdspladsen igen gemmes ét sted. Al data, der indsamles om medarbejderen gennem ansættelsesforholdet, kan altså gemmes på medarbejderens medarbejderkort. Dermed kan data også hurtigt slettes igen efter ansættelsesforholdets ophør, når dataene ikke er nødvendige for virksomheden længere.

Ud over opbevaring af medarbejderdata, giver MyHRsol Employee Center også mulighed for at håndtere forskellige brugerniveauer, således at de personer, der har behov for adgang til udvalgte medarbejderes data, kan få adgang til de personers data – og kun de personers data.

Vil du høre mere om MyHRsol Employee Center, eller om vores andre moduler til HR-systemet? Så kontakt os på telefon 70 26 32 25 eller send en mail til info@hrsolutions.dk.